Tips untuk Mengelola Audit Internal

·        Mengembangkan performanced based audit disamping compliance based audit.

Performance based audit adalah salah satu cara untuk menggunakan aktifitas audit sebagai salah satu alat untuk perbaikan kinerja proses, bukan hanya pada perbaikan kesesuaian proses. Tujuan dari performance based audit: mencari peluang peningkatan kinerja dalam proses yang diaudit, berbeda dengan compliance based audit yang umum dilakukan, yang tujuannya mencari bukti kesesuaian. Performance based audit tidak dimaksudkan untuk menggantikan compliance based audit. Masing masing diterapkan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, untuk proses yang tidak memerlukan perbaikan kinerja karena resikonya rendah terhadap kepuasan pelanggan, atau proses yang tidak resource intensive, dilakukan compliance based audit. Sebaliknya, untuk proses yang mempunyai resiko tinggi terhadap kepuasan pelanggan, menyerap sumber daya yang tinggi dan memerlukan perbaikan kinerja dilakukan performance based audit. Bagian terakhir dari artikel ini membahas secara lebih rinci mengenai 'performace based audit'.

·        Penentuan skala audit kesesuaian

Program audit sebaiknya tidak hanya mengatur frekwensi audit dari suatu proses. Program juga perlu menetapkan skala kedalaman audit. Misalnya, untuk proses audit kesesuaian proses yang sudah sama sekali tidak bermasalah, audit kesesuaian hanya dilakukan pada tahapan-tahapan proses yang penting saja, tidak mencakup semua tahapan dalam proses. Sebaliknya untuk proses-proses baru atau proses-proses yang masih bermasalah dalam hal kesesuaian atau proses dimana kesesuaian menjadi faktor yang sangat penting (misalnya karena resiko pelanggaran hukum), audit keseseuaian skala penuh diberlakukan. Dengan penentuan skala kedalaman, anda tidak perlu membuang-buang waktu untuk mengaudit seluruh tahapan proses, dari awal sampai akhir, untuk proses yang menurut anda sudah mencapai kesesuaian yang baik. Cukup menentukan aktifitas yang berpengaruh terhadap efektifitas atau tujuan dari proses.

·        Persiapan yang layak untuk audit internal

Untuk semua type audit, baik performance based maupun compliance, proses audit internal dapat dibuat lebih effisien, tanpa memakan waktu terlalu banyak dengan melakukan persiapan yang cukup sebelumnya;

• Auditor internal harus memahami dengan baik prosedur atau dokumen lain yang menjadi acuan audit kesesuaian. Auditor tidak lagi mencoba memahami prosedur sewaktu mengaudit.
• Auditor internal harus membuat checklist yang cukup terperinci tentang 'apa yang akan diobservasi' selama audit. Pembuatan checklist bukan hanya merubah kalimat positive dalam prosedur menjadi kalimat pertanyaan. Ini biasa terjadi pada audit kesesuaian. Checklist seharusnya berisi benda-benda, dokumen-dokumen dan segala hal yang akan diamati pada audit nanti. Misalnya:

Dalam prosedur tertulis: 'Masukan dalam rapat tinjauan adalah: 1. Status hasil rapat tinjauan manajemen terdahulu , 2. dst...'
Cheklist: 'Apakah masukan dalam rapat tinjauan mencakup status rapat tinjauan manajemen terdahulu?'
Checklist tersebut tidak cukup untuk memberi panduan tentang apa yang akan diamati. Pada saat audit auditor akan menyita waktu untuk berpikir apa yang harus diperiksa. checklist lebih baik berisi hal yang spesifik seperti:
'check agenda rapat tinjauan manajemen terakhir. Bandingkan dengan laporan tinjauan terdahulu. Apakah agenda mencakup status dari apa yang sudah diputuskan dalam laporan tinjauan manajemen terdahulu?' Dengan checklist seperti ini, pada proses audit, auditor akan langsung meminta auditee menunjukkan agenda rapat tinjauan terakhir dan laporan rapat tinjauan terdahulu lalu membandingkan keduanya.

Checklist memang tidak selalu dapat dibuat spesifik. Tapi makin dalam auditor memahami suatu proses, semakin tahu dia hal-hal spesifik apa yang seharusnya termuat dalam checklist.

·        Pelaksanaan yang tidak bertele-tele

Audit yang tidak bertele-tele adalah audit yang fokus pada pencarian bukti. Untuk compliance based audit, bukti yang dicari adalah bukti kesesuaian. Untuk performance based audit, bukti yang dicari adalah bukti bahwa suatu hal menjadi penyebab atau bukan penyebab dari kinerja yang ingin diperbaiki. Checklist yang cukup spesifik dapat membantu auditor untuk tetap fokus pada apa yang ingin dia amati untuk pembuktian tersebut.